行政专员/助理

岗位职责

1、制度管理

1） 根据需求，协助上级修订公司行政管理制度及工作流程、表单等；

2） 监督、指导各部门行政制度的执行情况，每季度开展行政制度培训。

2、公文管理

1） 每日对文件资料的收发、传递和督办，接收和发放信件、报刊等；

2） 每日对公司内部重要文件进行传阅、下发，管理公司各类文号，督促和指导各部门行政公文规范实施，并保留发文文件；

3）保管环保、建设、土地等重要政府、机关部门往来文件的管理，并做好借阅登记；

4） 接收、传递和记录电话及传真。

3、印章管理

1） 严格按照公司印章管理制度，审核用印文件手续齐全及登记、保留用印文件；

2） 审核公司各种印章印制申请的审核、报废的申请手续齐备；

3）严格执行关于印章外借的规定，审核借印审批，签订借印保证书的手续齐备并做好保存的工作；

4、 档案管理（证照、文书和工程档案的收集、整理和归档，档案室管理）

1）公司重要文件、生产资料以及工程建设资料的收集、整理和归档；

2）严格执行档案管理制度，落实档案借阅登记手续；

3） 建立行政类合同管理台账，每季度对合同执行情况进行整理和复核；

4）每年申报公司证照的年检工作，日常对证照的保管、借用登记等工作

5、会务管理

1）公司重要会议的组织和会议的会前准备、会中服务及会后总结、善后工作；

2 ）会议室的设备设施及清洁卫生等相关管理工作。

6、办公设备和用品管理

1）收集各部门的需求，结合行政资金计划，办公用品管理制度，完成每月办公用品申报、采购；

2）建立办公用品及接待物品的入库登记和领用登记、每月盘点办公仓库并登记留档；

3）办公设备日常维保管理（照相机、投影仪、录音笔、扩音器、音响、视频会议系统等）；

4） 建立办公用品使用台账，办公用品耗材等均采用以旧换新原则，节约成本；

5） 建立固定资产管理情况登记表，每半年对公司固定资产进行盘点；

7、行政服务工作

1）安排对出差至公司人员的接机、接站工作，酒店预订及招待客房日常管理等工作；

2）每月前结算公司水电费，通信费；

4） 每年协助上级做好职工健康体检；

5）组织公司篮球、羽毛球、乒乓球、足球等社团开展定期训练和比赛活动

8、群团党务工作；

9、配合领导安排的其他工作。

二、任职条件

1. 22-40岁，本科以上学历；

2. 行政管理、工商管理、人文社科、经济管理、法律、 中文等相关专业；

3. 3年及以上行政、办公室相关工作经验，工作经验完全符合者可适当放宽学历至专科、专业要求；

4. 熟练使用Office办公软件；

5. 党员优先。